Boekhouding webshop – het beste boekhoudprogramma
Eerder schreven wij al een artikel over de boekhouding voor een ZZP’er. Dit artikel heeft toch nog wat vragen opgeroepen bij enkele bezoekers omdat deze met name een uitdaging hadden met de boekhouding van hun webshop. Daarom in dit artikel een aantal tips over het voeren van je boekhouding als je een webshop hebt.
Boekhouding saai? Automatisering is de oplossing
Het voeren van een boekhouding vinden veel mensen erg saai. Daar kunnen wij ons zeker iets bij voorstellen maar we hebben ook goed nieuws. Doordat jij een webshop hebt lopen alle orders al digitaal. Het aanmaken van facturen gebeurd meestal automatisch in je webshop. Dus geen gedoe met bonnetjes in mapjes doen. Met een goede koppeling kan je al je verkooporders automatisch overnemen in je boekhouding.
Zelfs webshops die niet zoveel verkopen kiezen meestal voor een online boekhoudprogramma. Een webshop is gemakkelijk te koppelen met je zakelijke bankrekening en een boekhoudprogramma. Hierdoor zorg je ervoor dat je btw-aangifte met een druk op de knop wordt geregeld. Dit kan je veel tijd besparen. Een ander voordeel van online boekhouden met je webshop is dat je op deze manier ook makkelijker inzicht kunt geven aan een boekhouder of accountant.
De uitdagingen van de boekhouding van een webshop
Met een webshop is de boekhouding vaak al grotendeels geautomatiseerd. Denk aan het versturen van je factuur. Als klanten vooruitbetalen met iDeal dan is je debiteurenadministratie ook beperkt. Maar het aantal facturen kan natuurlijk wel flink oplopen per maand.
De boekhouding van een webshop bevat veel transacties.
Vergeet ook niet dat je te maken hebt met retouren en je soms bedragen terug moet betalen. Deze functies zitten niet altijd in je webshop verwerkt.
Betalingen afvinken
Of je je geld daadwerkelijk hebt ontvangen moet je periodiek controleren maar met een webshop heeft dit de nodige uitdagingen. Vaak werk je met een payment provider die jou eens per maand uitbetaald met inhouding van de servicekosten. Deze totaalbetaling moet je dan matchen tegen alle orders van die maand.
Maar je kan ook denken aan de conversie van een wisselkoers die elke dag net iets anders is. Het makkelijkste om deze betalingen te kunnen afvinken is werken met een unieke betalingsID.
Kloppen de betalingen niet met je bestellingen? Dan moet je deze per stuk afvinken.
Buitenlandse betalingen ontvangen
Als jij een webshop hebt kan het zomaar voorkomen dat je bestellingen gaat uitleveren naar Duitsland of Belgie. Hier gelden andere belastingregels, met name als het gaat om de BTW. Koop je bijvoorbeeld producten in buiten de EU zoals bij Aliexpress dan wordt het nog lastiger
Maar ook je ontvangen facturen van buitenlandse partijen zijn net wat anders. Denk hierbij aan advertentiekosten van Google of Facebook. Een goed boekhoudprogramma helpt jou hierbij en geeft aan wanneer jij zaken anders moet doen.
Boekhoudprogramma’s voor kleine webshops
De meeste webshop eigenaren koppelen hun online boekhouding aan de webshop en aan de bank zodat elke bestelling direct in de administratie wordt verwerkt. Bij kleinere webshops zijn administratiepakketten van Moneybird of e-Boekhouden populair. Beiden zijn relatief goedkoop en bieden koppelingen naar de bekendere webshop systemen. Deze hebben beperkte ervaring met administraties van webwinkels. Als je naast je webshop geen andere inkomsten hebt, is de btw-aangifte hiermee prima te doen. Anders moet je zelf nog wat stappen doorlopen
Boekhoudprogramma’s voor kleine webshops
Webshop met meer orders kunnen kiezen uit de wat grotere spelers zoals Twinfield of Exact Online (Handel). De kosten zijn wat hoger maar hier krijg je wel wat voor terug in functionaliteit. Andere bekende spelers zijn Acumulus, Reeleezee en Snelstart.
Uiteindelijk is het belangrijk dat je voor jezelf bepaald welke functies je wil hebben. Hierbij kan je denken aan een koppeling met je bank of dat er apps voor jouw telefoon beschikbaar zijn. Maar ook zaken als automatische factuurherkenning, geïntegreerde BTW aangifte of een koppeling met je urenadministratie.
Om voor jou het beste boekhoudprogramma te vinden, kan je het beste eens op deze link klikken. B2b2c.nl helpt ondernemers in het vinden van het beste programma aan de hand van jouw eisen.