Hoe werkt het verzuimprotocol precies?

Bij ziekte op de werkvloer zijn er bepaalde regels. Verzuimregistratie binnen bedrijven is een essentieel onderdeel van het personeelsbeleid. Het verzuimprotocol speelt hierbij een belangrijke rol. Maar wat houdt dit protocol nu precies in en hoe werkt het? In dit artikel gaan we dieper in op het verzuimprotocol en bespreken we de stappen die worden genomen bij verzuim binnen een organisatie.

Wat is een Verzuimsprotocol?

Een verzuimsprotocol is een protocol met alle regels binnen het bedrijf over hoe er wordt omgegaan met ziekmeldingen, verzuimregistratie, verzuimgesprekken, verzuimbegeleiding, re-integratie en (langdurig) verzuim. Dit is een document dat binnen een organisatie wordt opgesteld om de procedures en regels omtrent verzuim vast te leggen. Het heeft als doel om een gestructureerde aanpak te bieden bij het omgaan met verzuim en het bevorderen van de re-integratie van de medewerker. Het verzuimprotocol dient als leidraad voor zowel de werkgever als de werknemer bij het melden en opvolgen van verzuim.

Melding van verzuim

De eerste stap in het verzuimprotocol is de melding van verzuim. Als de werknemer ziek is, moet dat zo snel mogelijk worden gemeld. Dit kan bijvoorbeeld bij de direct leidinggevende of een aangewezen persoon binnen de organisatie. In het verzuimprotocol wordt vaak aangegeven binnen welke termijn en op welke wijze dit dient te gebeuren. Deze melding kan telefonisch, per e-mail of via een speciaal verzuimregistratiesysteem plaatsvinden. Na de melding van verzuim wordt het verzuim geregistreerd. Hierbij worden gegevens zoals de duur van het verzuim, de reden van het verzuim en eventuele afspraken met de bedrijfsarts vastgelegd. Het verzuimprotocol voorziet vaak in een duidelijke procedure voor het registreren en bijhouden van deze gegevens.

Daarnaast omvat het verzuimprotocol ook de begeleiding van de zieke medewerker. Dit kan onder andere bestaan uit het inplannen van een afspraak met de bedrijfsarts, het opstellen van een plan van aanpak en het regelmatig evalueren van de voortgang van de re-integratie.

Communicatie en contact

Een goede communicatie en regelmatig contact met de zieke medewerker zijn van groot belang binnen het verzuimprotocol. Door regelmatig contact te onderhouden, kan de werkgever op de hoogte blijven van de situatie van de medewerker en eventuele knelpunten tijdig signaleren. Ook kunnen in deze contactmomenten afspraken worden gemaakt over het hervatten van werkzaamheden of aangepast werk. Het verzuimprotocol bevat vaak richtlijnen over de frequentie en de wijze waarop het contact tussen werkgever en werknemer plaatsvindt. Hierbij kan gedacht worden aan telefonisch overleg, e-mail of face-to-face gesprekken.

Re-integratie en plan van aanpak

Een belangrijk onderdeel van het verzuimprotocol is de re-integratie van de zieke medewerker. Het protocol voorziet in een gestructureerde aanpak om de medewerker zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen. Dit kan onder andere betekenen dat er samen met de medewerker een plan van aanpak wordt opgesteld, waarin concrete doelen en stappen worden vastgelegd om tot volledige re-integratie te komen. Tijdens het re-integratieproces wordt er nauw samengewerkt tussen de werkgever, de medewerker en eventuele externe partijen zoals de bedrijfsarts of een re-integratiebureau. Het verzuimprotocol biedt hierbij een duidelijke leidraad en kan als basis dienen voor het opstellen van het plan van aanpak. Het verzuimprotocol voorziet ook in evaluatiemomenten om de voortgang van het re-integratieproces te monitoren. Hierbij wordt gekeken of de gestelde doelen en stappen worden behaald en of er eventueel bijsturing nodig is.