Hoe organiseer je het rapporteren van de voortgang bij projecten?

De voortgang laat je terugkijken naar de werkelijke vs. de gebudgetteerde uren. Het zegt alleen niets over waar je naar verwachting op uit gaat komen. In deze blog geven we concrete handvatten over hoe je het rapporteren van de projectvoortgang het beste kunt opzetten. Je kunt deze blog ook beluisteren op Spotify of Apple Podcasts.

Wanneer je aan een project werkt, is het belangrijk om vooruit te kijken en de voortgang in de gaten te houden. Deze voortgangsinformatie wordt vaak gegeven in de vorm van een percentage gereed of de nog benodigde uren. Op basis hiervan kun je een schatting maken van het verwachte resultaat en wat dit betekent voor de planning van een  project.

Om ervoor te zorgen dat het bedrijf en de projectmanager kunnen vertrouwen op de voortgangsinformatie, is het belangrijk dat deze gebaseerd is op objectieve data. Het is belangrijk om zo min mogelijk af te gaan op gevoel en zoveel mogelijk te vertrouwen op feiten. Maar hoe kun je dit organiseren?

De persoon die rapporteert

Bij kleine projecten is de projectmanager over het algemeen het meest geschikt om de projectvoortgang te rapporteren. De projectmanager heeft een helikopterview en door de beperkte omvang van het project heeft hij of zij ook een goed gevoel bij de inhoud van alle activiteiten. Natuurlijk zal de projectmanager wel de status van de activiteiten bij de uitvoerende medewerkers opvragen. Het feit dat de projectmanager zelf de voortgang bijhoudt, zorgt ervoor dat dit voor het hele project op dezelfde manier gebeurt.

Bij grote projecten met tientallen medewerkers zal het voor de projectmanager echter niet meer haalbaar zijn om zelf de voortgang bij te houden. De projectmanager staat dan te ver van de inhoud af, en er wordt mogelijk zelfs met projectteams gewerkt die elk een aparte teamleider hebben.

In deze situatie is het logisch dat de uitvoerende medewerkers zelf de voortgang van de activiteiten rapporteren. Als er bijvoorbeeld een team van mensen bezig is met één activiteit, is deze werkwijze echter niet praktisch. In dat geval is het handig om een aangewezen voorman of teamleider te hebben die de voortgang doorgeeft.

De psychologie achter voortgang rapporteren

Wanneer je de voortgang van je projecten en activiteiten gaat bijhouden, heeft dit een effect op je medewerkers. Het kan voor sommige medewerkers lastig zijn, vanwege een psychologisch fenomeen waarbij medewerkers altijd vooruitgang willen rapporteren, zelfs wanneer er geen daadwerkelijke vooruitgang is geboekt. Dit komt omdat ze voortgang koppelen aan verrichte arbeid. Ook als ze hard hebben gewerkt, voelen ze zich niet goed als ze geen vooruitgang kunnen melden.

Hierdoor hebben medewerkers de neiging om bijvoorbeeld één procent voortgang te rapporteren, zelfs als er geen vooruitgang is geboekt. Dit kan problematisch zijn voor projectmanagers die de voortgang aan stakeholders moeten rapporteren, vooral bij grote projecten met veel medewerkers waarin het moeilijk is om te verantwoorden waarom er in de afgelopen week geen vooruitgang is geboekt.

Bovendien kan het voorkomen dat er in een project achteruitgang is, bijvoorbeeld als er extra werk is bijgekomen. Het is daarom belangrijk dat de projectmanager in contact blijft met de medewerkers en een cultuur creëert waarin het “oké” is om te rapporteren dat er geen vooruitgang is geboekt of zelfs dat er achteruitgang is geboekt. Op deze manier blijft een  voortgangsrapportage realistisch.

De frequentie van een voortgangsrapportage

Het is van groot belang om het rapporteren van de voortgang tot een routine te maken. Het moet een vast onderdeel worden van de dagelijkse of wekelijkse werkzaamheden.

We raden aan om minimaal wekelijks de voortgang te rapporteren. Op deze manier kan de projectmanager tijdig de benodigde informatie ontvangen om indien nodig de planning aan te passen. Voor kortlopende projecten en projecten met tijdsdruk kan dagelijks rapporteren handig zijn.

Maandelijks rapporteren is wellicht nog een optie voor projecten die meerdere jaren duren, maar over het algemeen adviseren we dit af te raden. De tijd tussen het uitvoeren van de activiteit en het rapporteren van de voortgang is dan te groot, wat ten koste gaat van de betrouwbaarheid. De medewerkers zijn waarschijnlijk al vergeten wat er precies is gebeurd, waardoor de projectmanager onvoldoende informatie heeft om tijdig op eventuele problemen in te spelen.

Conclusie

Het is van cruciaal belang om de voortgang van een project regelmatig te rapporteren om een betrouwbare project planning te kunnen maken. Door de voortgang bij te houden, kan een projectmanager tijdig ingrijpen en eventuele problemen oplossen, wat de kans op succes vergroot.

Het proces van het rapporteren van de voortgang moet zorgvuldig worden overwogen. Het is belangrijk om te bepalen wie verantwoordelijk is voor het vaststellen van de voortgang, en er moet discipline en een open sfeer zijn binnen het team. Bedrijven en projectmanagers moeten hier aandacht aan besteden, omdat een gebrek aan inzicht in de voortgang kan leiden tot problemen in het project.