Hoe ga je om met een niet betalende klant?

Het kan natuurlijk altijd voorkomen dat je zaken met iemand doet die niet betaald. Wat je vaak ziet, is dat je B2B een betalingstermijn afspreekt. Deze is doorgaans vaak 30 dagen, waardoor de debiteur voldoende tijd heeft om de factuur keurig te kunnen voldoen. Mocht blijken dat dit niet binnen 30 dagen is gebeurt, dan kan het natuurlijk zijn dat het ze aan de aandacht is ontschoten. Wat je dan kunt doen, is even netjes bellen of de klant een herinnering sturen. Blijft het ook dan angstvallig stil dan is het heel goed mogelijk dat je vervolgstappen zou moeten ondernemen om de klant uiteindelijk toch over te doen laten gaan tot het verrichten van de betaling.

De juiste route bewandelen

Om ervoor te zorgen dat de relatie in eerste instantie niet onder druk komt te staan, zijn er een aantal stappen die je kunt doorlopen om tot een passende oplossing voor beide partijen te komen. Zo kun je de volgende stappen uitvoeren om ervoor te zorgen dat de klant overgaat tot het doen van betaling:

• Contact opnemen met de klant: het is belangrijk om direct contact op te nemen met de klant zodra de factuur vervallen is. Dit kan via e-mail, telefoon of brieven zijn. Het doel is om de klant op de hoogte te brengen van de vervallen factuur en om een oplossing te vinden voor de betaling.

• Wees duidelijk en professioneel: wees duidelijk en professioneel in je communicatie met de klant. Leg uit waarom betaling belangrijk is en geef de klant de mogelijkheid om een betalingsregeling te treffen.

• Volg de juiste procedure: volg de juiste procedure voor het incasseren van facturen. Dit kan betekenen dat je een herinnering stuurt, of een aanmaning, afhankelijk van het bedrijfsbeleid.

• Bied een betalingsregeling aan: overweeg om een betalingsregeling aan te bieden aan de klant, zoals een automatische incasso of een aflossingsschema. Dit kan helpen om de betaling te vergemakkelijken voor de klant.

• Leg contacten met een incassobureau: als de klant ondanks herinneringen en aanmaningen nog steeds niet betaalt, kan het nodig zijn om een incassobureau in te schakelen. Dit kan helpen om de betaling te verkrijgen en de kosten te verhalen.

• Overweeg juridische stappen: als de klant nog steeds niet betaalt, kan het nodig zijn om juridische stappen te ondernemen. Dit kan betekenen dat je een deurwaarder inschakelt of een gere

Hoe kun je dit in de toekomst voorkomen?

Blijkt dat de klant niet betaald, dan kan het een lastig verhaal worden. Helemaal als kleine ondernemer is het je het vaak niet waard om juridische stappen te ondernemen. Vaak zijn de kosten vele malen hoger en wil je natuurlijk ook geen slechte naam. Factoring biedt dan uitkomst. Zo besteed je je factuur uit aan een derde partij, die het volledige traject voor je uit handen neemt.

Het belang van tijdige betaling

Wanneer het een keer gebeurt dat een klant niet betaald, is het vaak niet zo erg, maar wel wanneer het regelmatig gebeurt en ook bij flinke bedragen. Dit geld heb je namelijk nodig voor je bedrijf. Zonder cashflow, zoals we dit ook wel noemen, is het lastig om door te groeien. Heb je nu los van niet betalende klanten geld nodig voor groei, dan kan een voorraadfinanciering voor het ophogen van je voorraden uitkomst bieden.