Heb ik ERP software nodig?

ERP software, wat is dat? Heb ik al een ERP software pakket nodig voor mijn online business of is een boekhoudpakket voldoende? Dat is een vraag die wij vaker krijgen maar lastig om zomaar te beantwoorden met een JA of NEE. Daarom geven wij in dit artikel een aantal hints of je de selectie van een ERP software pakket moet gaan opstarten.

Introductie ERP software

De definitie van een ERP software pakket volgens Wikipedia is:

Enterprise resource planning staat voor een computerprogramma gebruikt binnen organisaties ter ondersteuning van alle processen binnen het bedrijf. Een ERP-programma bestaat meestal uit kleine deelprogramma’s die allemaal een specifieke taak ondersteunen.

Wij zien een ERP software pakket niet als losse deelprogramma’s maar eerder een combinatie van verschillende modules die goed met elkaar samenwerken. Bij modules kan je denken aan:

• Boekhouding
• HR administratie
• Magazijnbeheer
• Rapportages
• En nog veel meer…

Inzicht

Waarom ERP software aanschaffen? Dan heeft meestal te maken met het gebrek aan inzicht. Zeker als het moment aanbreekt dat je rapportages wil maken en je blijft zoeken naar de meest actuele informatie.  Maar er zijn meer signalen die erop duiden dat je ERP software je kan helpen. Herken je je in onderstaande signalen?

Signaal 1: veel verschillende apps en softwarepakketten

Misschien herken je het wel. Je hebt tientallen apps en diverse software pakketten voor je bedrijf. Ieder proces doe je weer in een andere tool of applicatie. Maar waar wordt deze informatie dan vastgelegd en nog belangrijker hoe haal je deze informatie er weer uit?

Jouw boekhouder gebruikt zijn eigen boekhoudprogramma voor de facturatie en administratie. De sales afdeling daarentegen heeft een apart pakket aangeschaft om CRM werkzaamheden uit te voeren. En in het magazijn gebruiken ze weer een ander pakket om de voorraad te beheren.

Probeer dan maar eens de verkooporders, actuele klantinformatie en de voorraad tussen deze systemen in sync te houden. Dat is bijna ondoenlijk. Maar wat is nog erger, je klanten gaan het ook merken. Denk aan het doorgeven van een verhuizing. Dat moet in alle systemen nauwkeurig worden verwerkt anders krijg je een factuur op het nieuwe adres en het pakket op oude adres.

Signaal 2: Inzicht in je cijfers en informatie

Stel de bank vraagt: wat je gemiddelde verkoopmarge over afgelopen jaar. Of wat is het aantal orders per dag of de verkopen tot nu toe? Wat doe jij dan? Hoe lang ben je hiermee bezig? Als dit niet één druk op de knop is, dan verspil je belangrijke tijd. Maar misschien is het nog wel erger dan dat. Je bedrijf bijsturen lukt niet op tijd.

Alles gaat tegenwoordig veel sneller dan vroeger. Dit betekent dat jij maar ook je werknemers binnen je bedrijf direct toegang moeten hebben tot de belangrijkste informatie. ERP software kan je hierbij helpen.

Signaal 3: de boekhouding voeren is een dagtaak

Droom jij ook van een automatische boekhouding of heb je een meerkoppige administratie afdeling in jouw bedrijf? Worden orders van het ene systeem overgenomen in het andere systeem en dan weer omgerekend en vervolgens op briefpapier geprint. Eén factuur voor de klant en één voor het papier archief met hierop een verzendbevestiging? Dan is jouw administratie toe aan een ERP software pakket

Met een goed ERP software pakket is deze verspilling niet meer nodig. Hetzelfde geldt voor het maken van financiële rapportages. Alle cijfers in hetzelfde systeem zorgt dat jij rapportages over je financiën eenmalig definieert en vervolgens dagelijks kan uitvoeren.

Signaal 4: IT regeert je bedrijf

Complexe IT met dure IT’ers is de nachtmerrie van iedere ondernemer. Zeker als je langzaam gegroeid bent dan hangt je IT landschap vaak aan elkaar van koppelingen en systemen. Het beheren, aanpassen en integreren van deze systemen is complex, tijdrovend en kostbaar.

Maar ook het onderhoud van oude pakketten en de veiligheid van je netwerk zijn onderwerpen waaraan je geen tijd wil besteden. Erger nog, een verstoring zorgt ervoor dat je bedrijf stil ligt. Wil je je meer kunnen focussen op je core business van je bedrijf dan je hier om zorgen te maken?  Dan kan een ERP pakket in de cloud je hiermee ontzorgen. De provider zorgt voor zaken als continuïteit en veiligheid zodat jij kan ondernemen.

Signaal 5: je klanten zijn ontevreden

Je bedrijf is gegroeid van een eigen zaak op zolder naar een groot bedrijf met 100 medewerkers. Vroeger kon je alles zelf nog in de gaten houden maar tegenwoordig niet meer. Je merkt dit terug in de klantbenadering en de reviews van je klanten. Klanten melden online hun ongenoegen over verkeerd geleverde producten, klachten over de klantenservice en lange doorlooptijden. Je kan iedere individuele melding zelf najagen maar je krijgt de vinger niet achter het probleem. Klinkt dit bekend?

Als bedrijven groeien is het voorraadbeheer een van de grootste uitdagingen. Er voor zorgen dat de juiste hoeveelheid van een product ligt op de juiste locatie op de juiste tijd is één van de belangrijkste taken om je klanten te kunnen helpen.

Wanneer verkopen, voorraad en klantinformatie apart worden beheerd, kan dit grote uitdagingen opleveren. Neem dan snel eens een kijkje bij de aanbieders van ERP software.

Aanpak

Wij hebben recentelijk een MKB onderneming ondersteund in de pakketselectie van ERP software. Dit bedrijf was dermate snel gegroeid door de Corona crisis dat voor deze een ERP implementatie hard nodig was. We hebben veel informatie van de website ERPoverzicht.nl gehaald als ondersteuning in de pakketselectie. Ze helpen bedrijven al sinds 2007 met het vinden van de juiste partner voor zakelijke software. Hun experts geven in 7 landen door heel Europa advies over ERP, CRM, DMS en BI.